الوصايا العشرون لإتقان الوورد Word

أولاً وصية الوصايا ..
ثم :
01- اعتمد في كتابتك على لوحة المفاتيح أكثر ما تستطيع ولا تستخدم الماوس إلا في الضرورة القصوى .
02- استخدم الاختصارات الموجوة في الوورد ( نسخ ، لصق ، قص ، تراجع ، فتح مستند ، فتح مستند جديد ، بحث ، استبدال ... الخ )
03- أنشأ بحوثك ومستنداتك المطولة على ( نمط ) تنشأه بنفسك ولا تعتمد على نمط Normal
04- اختصر عدة أوامر تقوم بعملها بأمر واحد عن طريق ( الماكرو ) .. مثلاً عمل حاشية منسقة لديها الأوامر التالية :
  أ- إدراج الحاشية
ب- وضع قوسين حول رقم الحاشية في المتن
ج- تنسيق رقم الحاشية مع القوسين على وضع ( مرتفع )
د-  تنسيق ما بعد إغلاق قوس الحاشية إلى ( لا مرتفع ولا منخفض)
هـ- وفي الحاشية تنسيق رقم الحاشية إلى ( لا مرتفع ولا منخفض)
د- وضع شرطة أو قوس بعد رقم الحاشية
و- وضع مسافة بعد الشرطة
فهذه سبع خطوات ستأخذ منك وقتاً لا بأس به .. فتصور أنك ستدرج 500 حاشية .. إذن سيضيع وقت كثير أنت في أمس الحاجة إليه .
05- استخدم التصحيح التلقائي لكتابة سطر متكرر طلباً للسرعة وعدم الخطأ
06- اعتمد في تنسيقاتك آلية وورد وإياك أن يكون تنسيقك يدوياً .. مثلاً إزاحة السطر الأول إلى اليسار بمقدار 2سم فاجعل وورد يقوم بها من خلال (تنسيق > فقرة > خاص) ولا تقوم أنت بعملها يدوياً من خلال مفتاح Space أو Tab .. أو التباعد بين الفقرات
07- اعتمد قالباً معيناً لكتابة البحوث .. وآخر للخطابات .. وثالثاً للجداول
08- قبل كتابة البحث قم بتجهيز ما يلي :
 أ- أنماط ( الفقرات الرئيسية ، الفرعية ، الآيات ، الأحاديث ، المتن ، الحاشية ، تعداد رقمي .. الحاشية ).. مع استخدام اختصاراتها من لوحة المفاتيح .)
ب- الماكرو ( إدراج حاشية ، 2 ماكرو لفتح وإغلاق علامة اقتباس بحجم معين )
09- اكتب البحث في طريقة عرض ( عادي ) لسلامة نظرك
10- استخدم ( دمج المراسلات ) لإنشاء آلاف النسخ من رسالة واحدة بضغطة زر واحدة .. دون أن تقوم بنسخ ولصق يتطلب منك العمل الشاق الكثير
11- عندما لا يستطيع  الوورد خدمتك عن طريق القوائم والواجهات الظاهرة .. قم بتطويعه عن طريق الكود ( تعلم لغة VB ولغة VBA )
12- قبل عمل الفهارس خذ نسخة من المستند حتى لا تقع في مشاكل أنت في غنى عنها .
13-  اعتمد النسخ اليدوي التلقائي من قبلك كل دقيقة بالاعتياد على الضغط على زري Ctrl+s .. دون أن تشعر بذلك
14-  لا تحفظ المستندات في مجلد ( المستندات ) ( My documents) لتجنب فقدان عمل شهر كامل
15- قم بإلغاء التنسيق التلقائي الآلي في الوورد وكذلك تنسيق تلقائي أثناء الكتابة .. حتى لا يقوم وورد بعمل أي شيء إلا بإذنك .
16- احم المستند بكلمة مرور للتعديل .. حتى لا يعبث به عابث .. فتندم
17- قبل أن تبدأ بكتابة البحث .. قف قليلاً مع صاحبه واطلب منه توضيح ما يريد مثلاً :
     أ- أحجام الخطوط وأنواعها .
   ب- الطباعة على وجه واحد للورقة أم على الوجهين.
   ج- مقاس الورقة .
    د- مقدار الهوامش ( يمين ، يسار ، أعلى ، أسفل ) .
هـ- ترويسات الصفحات
18- استخدم المقاطع لـ :
   أ - تنسيق المستند بشكل احترافي .
  ب- التنويع في أحجام الصفحات.
  ج- التنويع في اتجاه الصفحة ( عمودي، أفقي ).
د- التنويع في الترويسات.
هـ- التنويع في أرقام الصفحات ( أرقام ، حروف ... الخ ) .
و- إدخال صفحات بيضاء في ثنايا المستند ( بلا ترويسة وبلا أرقام كعناوين الفصول والأبواب ) .
19- أضف سمات جمالية مثلاً :
   أ - إسقاط الأحرف أو الكلمات الاستهلالية .
  ب- رموز تعداد رقمي بأشكال جميلة معبرة .
  ج-  تظليل عناوين حقول الجداول .
  د-  تكبير أو تصغير بعض الجمل للفت الانتباه مثلاً تكبير ( لذا .. قلت .. والصحيح ) وتصغير ( رواه البخاري ومسلم ). هـ - اختيار خط مناسب يحدده موضوع العمل ( كالإعلانات .. البحوث .. الخطابات الرسمية ).
20- دع التنسيق النهائي ( الإخراج ) .

قبل الطباعة فقم بـ :
  أ - معاينة المستند من أوله إلى آخره .
 ب- استخدام التدقيق الإملائي للمساعدة في إيجاد الأخطاء .
ج - أرقام الصفحات ( إذا كان في المستند أكثر من مقطع ).
 د- التدقيق في أوضاع الفواصل (،) فلا يمكن أن تكون في آخر السطر أو في أوله .
هـ- صحة أرقام الحواشي فلا يمكن أن يكون رقم الحاشية في صفحة والحاشية في صفحة أخرى .
و- ملاحظة عدم الفصل بين بعض الكلمات فلا يمكن أن يكون اسم عبد الله ( عبد ) في أخر السطر و ( الله ) في أول السطر الثاني :
ز- الانتباه للتعداد الرقمي .
ح- الانتباه لصحة الإسنادات الترافقية .

ي- الانتباه لصحة أرقام الصفحات في الفهارس .

Posted in: